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篇名: 史上最強整理術
作者: 窯	日期: 2013.03.15　　天氣: 　心情:

史上最強整理術 / 三橋志津子

力行七大守則，創造高效率的工作環境，不管怎麼整理，沒多久周遭又一團亂；越緊急的時候，永遠找不到需要的文件；堆積如山的文件時常上演土石流的慘狀……

這樣的你，需要的不是更大、更完美的收納空間，而是力行七大守則，養成整理的好習慣，學習確實分類，定時檢查，適時丟棄，才能擺脫慌亂無序的夢魘，創造切合實際需求的高效能工作環境！

守則1　掌握文件存放位置的習慣術
自我叮嚀：先不管好不好看，要能一拿就到手
整理要訣→「區域分割」、東京大學野口悠紀雄教授的「排擠歸檔法」

守則2　將新文件確實分類的習慣術
自我叮嚀：真正該優先的是效率，重要度低的工作優先處理
整理要訣→「兩層式公文架分類法」、前美國總統艾森豪的「四分法」

守則3　每天進行管理與檢查的習慣術
自我叮嚀：「等有時間再來……」就一輩子做不完了
整理要訣→早、午、晚三次檢查時間、「一週預定表」的聰明整理法

守則4　適時丟棄不需要物品的習慣術
自我叮嚀：派不上用場的東西，最後就只是被遺忘而已
整理要訣→「丟棄日期分類法」、「B4信封剪報整理法」

守則5　整頓腦中資訊的習慣術
自我叮嚀：整理重點、強化記憶，才能活用資訊
整理要訣→川喜多二郎的「KJ法」、美國學者奧斯朋的「檢核表法」

守則6　整理資訊來產生創意的習慣術
自我叮嚀：整理是為了提高產能，達成更具創造性的活動
整理要訣→索引卡、便利貼、筆記本

守則7　輕鬆整理電腦檔案的習慣術
自我叮嚀：把紙本文件的分類法應用在電腦上
整理要訣→「PEP個人效率規劃」創始者凱利．葛理森的資料夾分類法

--

前言力行「七大絕對守則」，變身整理達人

摒棄完美主義，追求可以實現的「整理」

為什麼「整理」這件事，讓人覺得就像人生中某個無法達成的目標呢？
我思考後得到的答案是，因為我們腦中那幅完美的理想圖，造成了達成目標的障礙。
如果你是個因不擅長整理而煩惱的人，首先應該想想，自己真正希望達成的目標，並且脫離完美取向來思考。
拋卻完美無缺的理想圖，捨棄不切實際的願望，是很重要的事情。

例如，即使捨棄了「大容量檔案櫃排列得井然有序的辦公室」這樣的理想圖，還是有許多難以實現的限制，到頭來只能回到原點。
因為辦公室空間有限，公司怎麼樣也不可能隨便添購新的檔案櫃。

但是，難道有大空間和大容量的收納家具，就能輕易解決問題嗎？
其實也不是那麼一回事。
因為只要有空間，就會想去使用它。
等到回過神來，只是多了更多被亂塞一通的備用物品而已。
即使加大了收容空間，要是做法仍不改變，就無法解決拙於整理的人的想法與問題。

嚴格說來，大部分的工作只需要放置電腦的平台，和一個紙箱就夠了。
我的工作是寫作，所以有這些東西就很夠用了。
當然，也會需要存放資料或書本的空間，但說到實際進行工作所需要的場所，真的只需要剛剛提到的空間就夠了。
即使同時進行好幾個企劃案，辦公桌周圍不可或缺的文件或資料，其實也不是那麼多。

各位上班族讀者的情況，不也是差不多嗎？
仔細審視一下，那些不在手邊就真的沒辦法工作的文件或資料，收藏起來應該不會用掉太大的空間。
執行「七大絕對守則」，提高工作效率

在本書中，設定了最實際的目標，介紹「七大絕對守則」，讓讀者確定自己該進行的整理術。在每一個章節裡面講解一個方法，並且敘述執行架構或具體的方法。
在這裡，我們先列出這「七大絕對守則」來看看吧。

◎守則1　掌握文件存放位置的習慣術
◎守則2　將新文件確實分類的習慣術
◎守則3　每天進行管理與檢查的習慣術
◎守則4　適時丟棄不需要物品的習慣術
◎守則5　整頓腦中資訊的習慣術
◎守則6　整理資訊來產生創意的習慣術
◎守則7　輕鬆整理電腦檔案的習慣術

這「七大絕對守則」的基本用意，就是為了提高工作效率。
這並不只是要減少找東西的時間，而是要我們秉持自主性來管理資訊，整理周遭的物品來提高產能，自然就能創造出投入工作的時間了。
這麼一來，我們就不會被時間追趕，而能提升到自己推動工作的程度。

「整理」是自主性地推動工作的技術

所謂「整理」，以廣義來看，可以說是把自己碰到的所有東西嵌入自己所訂定的秩序中，不需要的話就丟棄的工作。
這時候，迅速判斷出優先順序、放置的場所等，是非常重要的。

「解決必須做的事情」也是一種「整理」，例如，一早進公司上班，坐到自己的位子上時，會馬上想到現在該做些什麼，這麼一來便牽涉到時間管理、行程管理等問題，而這就是訂定自己的計畫。

不要被資訊的漩渦吞沒、不要被時間追著跑、不要過著消耗殆盡的生活，而是根據自己的計畫，以自主性來推動一切事務才對。

能夠達到這種效果的整理術，當然不會花太多工夫。
好比說，我們會以為圖書館的藏書系統只要努力整理過一次，之後的管理就會很輕鬆，但是實際上平時要維持系統運作也是要花很多工夫的。

為了提高效率、符合實際狀況，「能夠活用」也是一個重要的因素。
如果規畫了太過嚴密的系統，就很難因應新的工作或周圍的變化，所以不要過度要求細節是很重要的。

這樣的整理術，即使是常被大家說「少根筋」的人，應該也能輕鬆達成。
其實我也算是一個粗心的人，不過我知道，要把所有東西整理到完美的程度是不可能的，而我也不想那樣做，只要能生活得很愉快就好了。

想要有所改變的時候，最重要的是要下定決心。
不要認為這是義務或是感到焦慮，而是把它當做「自己想做，所以去做」的事，那麼便能開心地朝目標邁進。
不要想得太嚴肅，找出嘗試新事物的樂趣，這樣應該就能有愉快的新發現。

--

守則1 掌握文件存放位置的習慣術

不管怎麼整理，沒多久周遭又一團亂的人；在堆積如山的文件前迷失方向的人……
請不要輕言放棄。
首先養成這條「守則1」的習慣，
讓自己一出手就拿到需要的東西吧！

重點1　關鍵不在於好不好看，而是能一拿就到手

所謂的「妥善整理」，到底是怎樣的狀態呢？
其實最主要的重點，就在於「馬上就知道什麼東西放在哪裡」。
如果在必要的時候能順利拿到必要的東西，那麼工作就會進行得很有效率。
「沒辦法好好整理！」「根本整理不完！」有這種煩惱的人注意了，請想像一下自己坐在辦公桌前工作的情景吧。
假設現在要做出一份隔天開會要用的資料。
這時候，客戶來了一通詢問電話，於是你毫不猶豫地拿出要參考的文件，沉著地回答對方的問題。
掛上電話之後，這次換同事來找你，請你給他看另外一份文件。
這時候只要花幾秒鐘，你就找出了那份文件交給他，然後再回頭製作資料。
能快速地應付這些事情，必定是知道什麼文件放在哪裡，才能順利達成。
只是大概知道東西放在哪裡，這樣是不行的。

創造二十秒內就找到所需文件的環境

不擅長整理的人，常常會辯稱：「看起來很亂，不過什麼東西放在哪裡我都知道。」
但是實際上大多數的人只是自以為知道放在哪裡罷了。
這種人通常都是知道文件擺放的大概位置，然後從那一區開始找，結果還是會花個幾分鐘，笨拙一點的甚至得花上幾十分鐘的時間。
要是更嚴重一點，不只找不到要用的東西，還會把堆積如山的文件弄得更亂，結果花了一個小時去整理。
為了不讓讀者誤會，我在這裡先強調一下，看起來亂不亂並不是問題所在。
重要的是有沒有真正掌握文件的存放位置。
即使看起來有點雜亂，只要能在二十秒之內拿到存放在辦公桌周圍的文件，就不會妨礙工作。相反地，不管看起來整理得多漂亮，要是找東西時需浪費太多時間，就不算整理得井然有序。
實際效益重於外觀，預先掌握文件存放的確切位置，才稱得上是有效率又實際的整理術。

重點2　以「整理出完美的環境」為目標是沒有用的

不擅長整理的人，不只是公司的辦公桌周圍，連自己身邊的所有東西也很容易弄得亂七八糟。要是常常把工作帶回家裡做，就會連家裡都堆滿紙張，甚至還會跟自己的東西混在一起，造成把重要文件遺留在家裡的情況。
這種人應該會對物品雜亂的狀態感到厭煩，而強烈嚮往一個清爽的空間吧。
確實，建商的樣品屋或是刊登在室內設計雜誌上的房間都很漂亮，讓人湧出「想要住在這種房子裡」的欲望。
看到那種整理得一塵不染的書房，就會認為「只要有這種工作場所，那麼把工作帶回家做，應該也不賴」。
那麼，如果你的願望實現了，真的能夠維持這種狀態嗎？
不管是文件還是生活用品，若是不改變根本的做法、想法，難道不會隨著時間一久又回到散亂的狀態嗎？
如果把許多東西藏到眼睛看不到的地方，看起來確實會比較乾淨，生活的空間也比較不會產生怪味。
如果準備了剛好可以收納所有東西的家具，那麼在當下，確實可以把空間整理得乾乾淨淨，心情也會變得愉快。
但是收起來的東西總要拿出來用的。
使用完之後，當然又不得不重新收好。
這時候可就麻煩了。
要是依然維持以前的做法，隨著時間一久，丟著不管的東西會越來越多，其結果仍舊看來亂七八糟。

訂定實際的整理目標

崇高的理想會讓人有達成的動機，但是一旦搞錯目標，反而會變成壓力。
「只要有心，一定可以整理得很乾淨。」結果只有這個念頭在空轉，反而讓你更討厭眼前的慘狀與自己的懶惰。
不管怎樣，先面對現實吧！
就是因為不擅長整理，才會整理得不好。
但是，這並不代表你沒有整理的能力。
所以這種情況並不會危及你在公司裡的立場，也就是說，你還是會整理，只是沒辦法找出讓自己感到愉快，並且有效率地進行工作的方法。
為了不實際的夢想與現實之間的差距而煩惱，或是想以邁向完美的目標為出發點，都是很難達到目標的。
最重要的是以「能掌握文件存放位置」為目標，才是上上之策。

重點3　在工作結束時，把桌面還原為淨空狀態

對公司職員來說，工作的基地就是辦公桌。
能不能愉快又有效率地工作，其實大部分取決於辦公桌周圍的整理情況。
當然，只要能掌握文件的存放位置就沒問題，但是別忘了，辦公室裡面還有其他變動的要素，也就是上司或同事等等，一同工作的其他人。
雜亂的辦公桌看起來令人不舒服，而這若是別人的辦公桌就更不用說了。
堆積如山的文件會讓上司有不好的印象，甚至還會被蓋上「懶散職員」的烙印。
有點自覺的人，還是下定決心來擬定對策吧。
即使這是你自己習慣的狀態，如果你認為其他人也會接受，那就太天真了。
在堆積如山的文件或資料中，應該有跟其他人共用的資訊。
如果將有用的資訊留置在自己這裡，或是把同事也需要的資料掩埋起來，便會在無意之間造成公司的損失。

資訊安全就從辦公桌的整理開始

最近在日本，越來越多企業因為個人資訊管理的問題，而對辦公桌的整理訂出了嚴格的規定。
例如，要回家的時候，一定要把筆記型電腦鎖在抽屜或置物櫃中，保持桌面淨空的狀態。
訂下這種規則之後，就能達到資訊安全的要求嗎？
即使自認並沒有經手重要的機密資訊，但是客戶方面負責人的姓名或電話號碼、電子信箱，其實也是必須用心管理的個人資訊。
更不用說那些會讓人得知交易內容的文件，為了不讓非相關人士看見，當然要確實收好。
所以不管是外出的時候，或是結束一天的工作之後，請務必把辦公桌面還原到淨空的狀態。

重點4　桌上不要放置與手邊工作無關的物品

桌上不要放筆筒

基本上，桌上只要放置與手邊處理的工作有關的東西就好。
然後，工作一完成，就馬上收拾乾淨。
只要反覆這樣的步驟，一天工作結束之後，桌上就會是空空如也的狀態了。
至於文具也是收在抽屜裡面比較好。每次只拿出必要的東西使用，用完之後就馬上收起來。
一般辦公桌的側邊最上面那一層較淺的抽屜，通常都會附上收納文具的托盤，只要利用這個托盤就可以了。
如果使用的文具較多時，就要用盒子、厚紙板或是收納用品來做分隔，確保文具都存放在特定的位置。
許多人會在桌上的筆筒裡面放入筆記用具等等，不過這麼一來，很容易會跟不能用的筆搞混。
你有沒有這樣的經驗呢？
要做筆記的時候，從筆筒裡抽出筆，結果發現沒有墨水只好又放回去。
只要把筆筒裡面的筆倒出來，整個檢查一遍就可以了。
通常能用的筆只會剩下原本的一半左右。
相較之下，分隔整齊而且一目了然的抽屜，管理起來就方便多了。
必要的文具只要確定數量，再收起來就好。
例如，黑色原子筆準備兩支備用。
自動鉛筆一支、筆心一盒，再加上橡皮擦一個，就差不多了。
至於麥克筆或油性筆等，常用的顏色各準備一支，墨水用完就丟掉，再買一支新的就好。
此外，尺規或修正液、剪刀、夾子或釘書機等，分門別類放在相同的地方。
如果將文具收在抽屜裡面，就不怕被別人拿去用了。
當然，以辦公室這種環境來說，當本人不在座位上時，同事過來接電話、寫留言，或是急著送包裹要寫收件人姓名之類的事情，應該是常見的現象。
在這種情況下，同事常常會不知不覺就把從筆筒中抽出的原子筆帶走了。
也有些人不喜歡文具被拿走，所以會在所有文具上貼上小名條。
帶走文具的人發現名條時就會拿來歸還，但是有時候文具還是從此下落不明。
將文具放在筆筒中的話，不管是誰都會隨手拿來用，但是如果需要拉開別人的抽屜取用，就會猶豫一下了。
所以將文具收納在抽屜裡面，也可以防止搞丟文具。

自己先整理好，就不會被其他人搞亂

整理好之後就不會被他人搞亂的，不只有文具而已。
只要不在辦公桌上放東西，就可以防止文件或備忘錄失蹤的狀況發生。
想必有很多人都是這麼想的吧：就算東西堆得像山一樣高，我還是大概知道什麼東西放在哪裡。
但是，有時離開座位後，不知什麼時候桌上的狀態就改變了。
有可能是本人不在的時候，同事在桌上放了傳閱的文件或資料，也有可能有人在文件上寫備忘錄，結果把堆得像山一樣高的文件給弄垮了。
類似這樣的行為，破壞了你在雜亂之中努力維持的些許秩序。
有時候受害情況像雪崩一樣嚴重的話，就連什麼東西放在哪裡都搞不清楚了。
要將公司的辦公桌，看成是他人會接觸到的一個場所，所以將桌面整理乾淨是最好的防禦方法。
如果不想讓別人弄亂桌面，自己就要先整理好。
跟當下處理中的工作無關的東西，要全部收起來。
如果桌面上只有與處理中的工作相關的必要物品，即使暫時離開座位，桌面也不會變成無法收拾的狀態。
只要有人在桌上放了文件或資料，一下子就可以發現。
這麼一來，若是緊急、須盡快處理的事情，一處理完畢，之前做到一半的工作就可以順利地繼續進行了。

重點5　備忘錄集中管理在一本筆記本中

不要老是留著備忘錄

好不容易把桌面整理乾淨了，但是眼前或是旁邊的牆壁或隔板上，卻貼滿了一大堆備忘錄，這樣就不能說是整理好的狀態了。
把「不要忘記做的事情」寫在便利貼上面，然後貼在顯眼的地方，這種方法在很多辦公室裡面都看得到。
便利貼可以簡單地貼上、撕下，確實是很方便的工具。
其中也有人甚至會把電腦螢幕周圍或檯燈都貼滿。
如果便利貼的數量少的話，確實有提醒的效果。
每次看到便利貼就會想到這件事情，所以應該能在期限之前完成才對。
但是隨著便利貼的數量增加，要是持續貼著不拿掉，日子一久效果就不大了。
因為我們一旦習慣了貼滿一大堆便條紙的狀態，慢慢就不想注意去看了。
畢竟每次放眼看去就是一大堆便條紙，應該沒有人會一張一張仔細看吧。
除此之外，備忘錄要是經常在眼前出現，反而會有「該做的事情還有一大堆」、「怎麼做也做不完」的感覺，結果形成焦慮或壓力的來源。

不久之後的預定行程，要先寫在筆記本上面

即使養成確認所有備忘錄內容的習慣，一天之中應該只有幾次才對。
這樣的話，其實沒有必要把備忘錄貼在牆壁上，只要寫在一本筆記本中，然後拿筆記本出來確認，效果也是一樣的。
備忘錄之所以容易貼很久，應該是因為很多事情都沒有辦法當天就處理完畢。
例如，像「把交涉用到的資料送到A公司」這樣的內容，是可以馬上完成；但是也有像「一週之後打電話到B公司確認回覆」、「下星期一到C公司確認情況」等等，不久之後的預定行程。
像這種內容的備忘錄，只要寫在備忘專用的筆記本裡面就可以了。
有人總是貼著大量備忘錄，最後什麼都不想做；其實只要把學生筆記本的每一頁都寫上日期，每一頁是一天，把要做的事情全部寫上去就好了。
如果連預定的開會時間都寫上去，有助於做好行程管理。

使用行程記事本的原則

只要稍微做點筆記就夠用的人，使用書寫空間較大的行程記事本比較好。
例如一週之後該做的事情，就找出日期，然後寫在當天的欄位上，並且記錄是哪天寫上去的，做完之後打勾做確認。
如果預定的時間有變動，必須更改到其他日期的時候，就要刪掉前一個紀錄，寫在新的預定日期欄位上。
任何不能忘記而必須處理的事情，都要馬上寫下來，一天確認個幾次，並且加以處理。
重要的是，要把「不能忘記處理的事情」的資訊全部記在那一本記事本裡面，不要隨便記在不同的地方。
一旦決定要用這種方式，就要停止在牆壁上貼備忘錄才行。
因為太分散的話，要找的地方一增加，效率就會變差，效果也會大減。
筆記本可以隨身攜帶，出外辦事需要打電話或發電子郵件的時候也能幫上忙。
像這樣使用備忘記事本，就不會產生「要做的事情堆得像山一樣高」的想法了。
決定了執行的日期，而且又處於事情都整頓好的狀態下，所以只要到了那個時候再處理就好了。
這也是讓工作流程更順暢的資訊管理方式。

便利貼要貼在筆記本上

另外，也有人不把便利貼貼在牆壁上，而是貼在筆記本上。
擔任顧問工作的本田尚也先生，在其著作《工作以「程序」來決定》（仕事は「段取り」次第で決まる）中，就介紹了把工作備忘錄、該做的事情、創意等等寫在便利貼上，再貼到記事本或筆記本裡面的方法。
處理完之後就撕下便利貼，而就算事情拖到下一週，也只要把便利貼轉貼到下一週的欄位就好了。
便利貼的確有充分的黏著力，貼在筆記本上既不會脫落，重新轉貼也沒問題，可以說是很方便的方法。
本田先生也提到，不但可以配合目的來使用不同的尺寸，還可以依據內容或優先順序等等來改變顏色。
只要設定好自己的使用系統，就可以像這樣方便使用了，所以試試這樣的方法也不錯。
不過，本田先生似乎也提到重要事項要直接寫在筆記本或記事本上面。
以留下之後可以確認的紀錄這點來看，還是寫在筆記本上安全得多了。

重點6　憑藉「區域劃分」，可以掌握文件位置

先決定基本的區域劃分

文件的分類與收納的方法，我們會在下一章做說明，在這裡我們先好好想一想整理的基本原則。
首先，就是要遵守大略的區域劃分。
不管是在抽屜或櫃子裡面，或是在桌上放置文件進行工作的時候，這都是應該遵守的鐵則。
所謂區域劃分，就是依據某樣東西的狀態、性質、內容，來區分它擺放的場所，絕對不可以有例外。
首先，大致區分為桌面、抽屜、櫃子或書架等地方。
就像之前提過的，桌面是一個只會放著當下工作所需物品的區域。
抽屜裡面，放的是與進行中的工作有關，必須放在手邊的東西；櫃子或書架，則是必要時需參考的文件或資料的區域，也是與同事共用的區域。
處理完畢的工作相關文件等，必須保管一定時間的文件，就轉送到專用區域存放。

務必遵守區域劃分的鐵則

接下來，依據工作的進行狀況規劃出大略區域之後，再把抽屜、櫃子裡面細分成較小的區域。
有關這點，像是「○○相關」、「XX相關」這種用內容來區分的一般方法，應該就是最好的了。
之前所提到的，將文具整理到抽屜裡面，也是一種區域劃分。
不常用到的東西，像是尺規，也不能因此就放到其他地方，否則要用的時候就得到處翻找了。
如果把使用頻率較低的東西當做例外，因而打破區域劃分的鐵則，隨著時間流逝便會忘記這樣東西的存放位置了。

整理文件、資料時的心得

文件或資料也適用同樣的原則。
例如，有一樣資料「將來不知道會不會用到，不過還是拿來以防萬一吧」，為了不妨礙工作，所以把這份文件塞進抽屜深處。
但是這麼一來，這份文件就再也沒機會重見天日了，甚至可能根本就忘記有這份文件。
因為收納的空間是有限的，所以我們容易把自己覺得價值較高的物品，放在可以輕鬆拿到的場所。
這也就是說，我們會認為，重要的東西要放在隨手可得的地方，不重要的東西不管放在哪裡都沒關係。
但是當這份文件與相同領域的其他資料分別存放的時候，很可能會永遠失去能夠活用它的機會。
迷失方向的資訊，是不可能自己跑出來露臉的。
之後，就算要擬定一個和那份資料相關的企劃，腦袋裡面也不太可能浮現那份被塞在抽屜深處的資料。
如果不是記憶力超強的人，就只能使用看來很重要的其他資料了。
一旦抽屜裡面太雜亂，甚至會讓你想起：「啊，我好像把那份資料收在這裡。」
如果區域太過分散，即使還記得某樣東西的存在，也不容易把它找出來。
好不容易保管一樣東西，卻沒辦法確實活用，那就沒有意義了。
結果，這份資料根本用不到，跟被丟棄的情況毫無差別。
所以要把相關的物品收在同一個地方。
只要遵守這個規則，就不會浪費了整理過的文件或資料，而能將它們活用在工作上了。

重點7　檔案櫃裡的「區域劃分」不要細分

文件不要分類成樹狀結構

只要遵守區域劃分，就可以隨時掌握什麼東西放在哪裡。
不過要注意的是，要嚴格遵守大略的區域劃分，但是深入每個區域再做劃分時，最好不要分類太細。
只要隨著工作的狀況持續進行大略的區域劃分，就可以防止文件爆滿、無處可放的情況發生。
因為工作完成後，會將資料收到保管區域，所以能有效使用抽屜或檔案櫃的收納空間。
檔案櫃等的區域劃分，盡量做大略的分類，把相關資料全部整理收集在裡面。
如果分類太細，將會產生各式各樣的問題。
尤其像生物學分類一樣，用樹狀結構細分成好幾個階層，是非常不實際的。
要將資訊依○○門、○○目、○○科等體系分類，非常困難。
若想把資料活用在工作上，通常都是從很多方向來思考的，並不是每個案例都能配合固定化的定位來使用。
假設我們把檔案櫃的其中一格定為「與貓相關的資料」，放在這一格裡面的大略項目會有「貓食」、「健康醫療」、「排泄用品」、「玩具」等，這時候，若要分類成樹狀結構就難如登天了。好比說，是「貓食」屬於「健康醫療」，還是「健康醫療」屬於「貓食」呢？
或者是放在「健康醫療」裡面，做個其他全都包含在一起的體系呢？
這就夠讓人傷腦筋了。
甚至還可能會聯想到貓的種類、年齡、個性等等其他要素。
這些要素要怎麼聯結在一起呢？
畢竟我們不是長期研究了幾十年的學者，所以沒有必要彎著腰苦思，或是在錯誤中學習，建立一套屬於自己的體系。

文件要概括分類

不做樹狀構造，而是在所屬區域裡面擺成同一列，單純地並排起來會比較容易使用。
但是即使擺在同一列上，要是過度細分，也是很不方便。
原因是，除了無法通融、彈性使用之外，使用上也會耗費太多工夫。
最常發生的問題，就是文件會重複。
好比說有份文件與A和B雙方都有關聯，那麼要分類在哪一邊呢？
想必大家常常會因此而煩惱不已。
以前一個例子來看，如果不把「貓食」做成一個概略分類，而是更細分成「乾食」、「半生食」、「以年齡分類」，會發生什麼事呢？
當然如果貓食是公司的主要商品，就必須做這種細分；但是如果只是產品的一部分，那就另當別論了。
如果只做成「貓食」這種大分類，那麼跟營養有關的資訊，可以全都放到這個分類裡面。
尤其是「健康醫療」裡面包含疾病的症狀或分辨方法，便能夠明確地做出區域劃分了。
如果細分的話，就不能做這種分類了。要是針對貓食的種類來分類資訊，重複的情況會更多，根本整理不完。
即使「健康醫療」的主要內容與疾病有關，也有可能不得不包含營養的相關資訊。

只細分資訊量較多的項目

整理之後，應該細分的，最好還是僅限於資訊量較多的項目。
要不要把「貓食」細分，就取決於其中到底包含了多少資訊。
如果資訊量不是很大，那麼就算分類分得不精細，也不需花費太多時間便能找出想要的資訊。
若要精密嚴格地細分，必須有事先花時間決定分類，以及決定配合該分類的場所等程序；此外為了正確地納入新資訊，又要花時間和勞力來處理一次，所以效率會降低，而且也難以持續。
只要配合資訊量，大略地、有彈性地做區分，就不用花這種工夫了。
若能確實執行處理方法和取捨選擇，文件或資料便不會無限膨脹。
原本在公司裡面，自己能使用的空間就有限，而與執行中的工作有關的資訊量也有限，所以大略分類就夠了，而且這樣使用起來也方便。

重點8　文件一重疊起來就會陷入失蹤的狀態

另外一點，在掌握文件存放位置時要特別注意的，就是不要隨便把不同系列的文件或檔案重疊起來。
這種狀況，常常發生在把A4大小的文件隨便堆起來，所以從上面看來，根本不知道下面文件的內容是什麼，因此必須從上面開始一一依序檢查，進行這種耗費工夫的工作。
紙張一旦重疊起來，就失去查詢內容的線索了。
就算做成檔案夾，要是重疊成看不到背部或標籤的狀態，也一樣沒有線索。
所以不管是在抽屜、檔案櫃還是書架裡面，都要避免橫向堆疊的做法，要把相同系統的文件歸檔，然後直立起來存放才行。
有人會覺得只要能看見檔案夾背部就好了，所以把檔案夾背部朝前，橫擺在書架上，但是這時如果要抽出下面的檔案夾可就麻煩了。
除了很重之外，還有倒下來的危險。
而且因為麻煩，所以原本應該放進下面檔案夾的文件，就這麼放著不管。
不久之後，區域劃分的規則就會混亂，而搞不清楚文件到底放在哪裡了。

重疊堆積的時候，務必要集中夾好

最好還是趕快捨棄「堆起來比較輕鬆」這種想法。
不管是橫著堆還是直著堆，花費的時間其實都差不多。
堆著堆著，時間都花在找東西上面，還不如一開始就以直立式整理。
還沒有歸檔的紙張，不得不堆疊放置的時候，請務必把紙張集中夾好。
或許大家覺得這是理所當然的事，但是應該有不少人都是把收到的傳真散置在桌上，遲早會跟其他文件搞混在一起。
有時候會搞不清楚一份傳真總共有幾張，或是花了很大工夫才把所有張數收集起來，其實只要先用夾子固定成一疊，就可以省下這些工夫了。
從抽屜裡拿出夾子來固定文件，只要十秒鐘就好了。
處理完之後，務必馬上把文件收到相同系列的檔案夾裡面。
到這裡為止大概只要花上一分鐘吧。
只要確實執行這種基本作業，就可以隨時掌握文件的存放位置了。
這麼一來，可以產生令人愉快的秩序，隨之帶來有效率而充滿創造性的工作了。

重點9　對辦公桌抽屜導入適得其所的收納法

什麼是「排擠歸檔法」？
最後，我們來想一想辦公室裡使用的辦公桌，桌子抽屜的真正用途是什麼。
一般來說，辦公桌中央有個比較淺的抽屜，側邊則有三層抽屜。
之前提過，桌子的抽屜裡面，應該只放入與正在處理的工作相關的書籍或資料，而在這個小節，則主要針對下層抽屜來做說明。
其實這也是因為下層抽屜的大小，剛好可以把A4尺寸的文件橫擺，再直立放進去，所以很適合把文件放入文件夾或檔案夾裡面，大略地排列在抽屜裡面。
關於下層抽屜的整理方式，有很多人會應用東京大學教授野口悠紀雄先生所提倡的「排擠歸檔法」，這是在他的著作《「超」整理法》中所介紹的，依時間軸來排列的方法。
不同的是，在本書中以抽屜取代書架，用檔案夾取代信封。
任職於日本金融業界的T先生，就是用這種方法來管理絕大部分的文件。
這個方法很簡單，就是把文件分別放進透明文件夾裡面，貼上標籤，依序把最新的檔案放在靠近自己的位置就對了。
拿出來使用過的檔案，就不再放回原來的位置，而是放到最靠近自己的位置。
持續這麼做，正是「排擠歸檔法」的特徵，也就是將用不到的東西慢慢排擠掉。
這麼一來，用不到的東西就會慢慢被擠到抽屜最深處了。
想要拿到抽屜深處的文件，就不得不把抽屜整個拉開，所以用不到的東西塞到最裡面，確實很合理。
最後，當抽屜塞滿的時候，就從抽屜的最裡面開始整理。
確認過檔案內容，如果有保管的必要就移到保管用空間中，如果沒必要就丟棄吧。

抽屜要做區域劃分

至於其他抽屜，中央的淺抽屜一般稱為中央托盤（Center Tray），通常用在管理商用信件等等。
但是因為這個抽屜的面積比較廣，所以實際上會讓人感覺不太容易使用。
其實可以在這裡放進備忘筆記本、行程表、工作日誌等等，每天會用到好幾次的東西。
至於側邊上層的抽屜，即使把文具整理收納在裡面，還是會留下一些空間。
通常只有這個抽屜可以上鎖，所以可以放入公司的機密文件或是預付的經費等等，使用起來相當方便。
另外像請款單、報價單、或是收據等等有關金錢的文件，有人會全部整理起來收在一起，但是根據經手的數量不同，可能會多到無法整理，所以務必注意。
有很多時候，可以把每個專案相關的資料整理成一個個檔案，用下層抽屜來管理，處理起來就方便多了。
至於中層的抽屜，似乎常常拿來放小卡片或事務用品的庫存吧。
不過，通常部門或公司內都會有專門存放庫存的空間，因此讓庫存占掉抽屜的空間就太可惜了。
不過，中層抽屜不能像下層一樣直立收藏，所以除了常常使用的東西以外，還是不要把文件放在裡面比較好。
因為要是文件累積多了，就很容易把底下的文件給忘得一乾二淨。
有一種方法，就是在當下所處理的工作之中，選出最主要的物品特別放在中層抽屜，不過一樣要注意不能讓它消失了。
而近期內預定要開的會議或簡報的資料、文件等等，全部整理起來放入中層抽屜，也是一個方法。
即使多少有一點多餘空間，也不要貪心地找東西塞進去，這樣管理起來比較輕鬆。
只要有一個主題，就可以簡單地記起來，所以也不用花時間找東西了。

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